Appel à candidature pour un poste d’Assistant(e) administratif(ive) AUF- Canada

Date limite : 6 décembre 2017

L’AUF est l’une des plus importantes associations d’institutions d’enseignement supérieur et de recherche au monde. Regroupant plus de 800 institutions universitaires utilisant la langue française dans plus de 100 pays, sa mission est de promouvoir une francophonie universitaire active et impliquée dans le développement des universités et des sociétés. Rejoindre l’AUF, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement engagé, dynamique et multiculturel.

PRÉSENTATION DU POSTE

L’assistant(e) administratif(ive) assure un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de la direction et à l’information des personnes.

Sous l’autorité du Directeur régional des Amériques, l’assistant(e) administratif(ive) assure les fonctions suivantes :

I –  Principales responsabilités

Soutien administratif et secrétariat

  • Assurer le secrétariat et le soutien administratif de la direction (gestion des calendriers, des appels, du courrier etc.) ;
  • Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions de la direction, etc.) ;
  • Veiller aux besoins en matériel et fournitures de bureau ;
  • Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives ;
  • Assurer le classement physique et électronique des dossiers ;
  • Coordonner, mettre à jour, réviser et organiser la documentation à diffuser sur l’intranet (guides, procédures, annuaires, organigrammes, etc.) ;

 Appui à la réalisation d’actions ou de projets

  • Apporter un appui dans l’organisation de l’activité de la direction (organisation de groupes de travail, organisation des déplacements professionnels, préparation de réunions, circulation de l’information etc.) ;
  • Prendre en charge le suivi administratif de certains dossiers ;
  • Contribuer à la préparation d’actions ou de projets (gestion, logistique, organisation des voyages, suivis de la réalisation) ;
  • Assurer le lien avec les interlocuteurs internes ou/ et externes ;
  • Coordonner la circulation de l’information à l’interne et à l’externe.

II – Qualifications et compétences requises

Formation :

  • DEP en secrétariat ou DEC en techniques de bureautique ou  administration.


Expérience :

  • 3 à 5 ans d’expérience dans un emploi similaire ;
  • Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout.

Compétences essentielles :

  • Maîtrise de la langue française lue, écrite et parlée ;
  • Maîtrise de la Suite Office ;
  • Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.);
  • Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents;
  • Capacité à assurer la gestion du temps (agenda, déplacement, réunion, réservation, etc.);
  • Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité;
  • Faire preuve d’attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle;
  • Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles.

 III- CONDITIONS

  • Lieu d’affectation : Montréal, Canada
  • Durée d’affectation : 1 an (renouvelable)
  • Statut du poste : Local
  • Date de l’entrée en poste : Janvier 2018
  • Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Montréal

N.B. : Les candidats(es) qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent répondre aux obligations en matière de visa et de permis de travail.

Les candidatures externes seront soumises en ligne à partir du site de l’Agence : https://www.auf.org/ (Offres d’emploi) avant le 6 décembre 2017 à minuit – heure de Montréal. Elles devront comprendre obligatoirement une lettre de motivation et un curriculum vitae.

L’Agence favorise la parité.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt envers l’AUF. Toutefois, veuillez noter que seules les personnes retenues dans le cadre de ce processus de recrutement seront contactées. Nous vous invitons à consulter régulièrement nos nouvelles offres en ligne.

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